作為新消費品牌，快速創新是元氣森林的核心競爭力，飛書服務臺、飛書文檔、視頻會議從多方面幫助元氣森林實現了效率提升，助力創新。公司介紹元氣森林成立于 2016年，是自主研發、自主設計的創新型飲品品牌，主打低糖低脂飲料。2020年在 618 購物節和雙 11 購物節均獲得天貓飲品類銷量第一的好成績。相比較傳統消費品，元氣森林更注重產品研發、數據反饋，秉持“用戶第一”的使命與“全球服務全球”的理念。目前，元氣森林系列產品已覆蓋全國超 30 個省、市、自治區，并出口美國、新西蘭等多個國家，業務發展勢頭迅猛。如何讓流程跟上快速發展？新人入職元氣森林近年發展迅猛，公司規模高速擴張，給入職流程帶來了巨大壓力。用飛書前，新員工入職元氣森林，需先開通賬號，由人力錄入考勤和 IT 系統，IT 人員收到后手動給新員工開通郵箱、OA 等多平臺的賬號和權限，并發送固定資產。最后，人力引導新員工接受入職培訓，手動分發入職材料和培訓視頻。到轉正階段，同樣須手動分發相關材料，員工通過系統提交轉正申請。從入職到轉正，每個流程都要花 2 到 3 天，員工碰到問題更要線下找人解決，耗時長，人效低。根本原因在于，割裂的系統帶來分散的信息，即使一切在線上發生，流程冗長與線下無差。飛書連接了割裂的系統，將一個個信息孤島整合成一塊信息大陸。使用飛書，新員工被錄入到人事系統后，自動開通飛書賬號，同步錄入 IT 系統，自動開通各個業務系統的賬號，機器人自動推送提醒，入職提醒機器人自動發送入職手冊和部門知識，入職流程即刻完成，大幅降低人力成本。員工服務幾千人的大組織，每天會涌現出大量問題，其中不少都是被反復詢問的高頻問題。從前的問答臺只能人工答疑，平均線下一人一天處理超過 20 條工單，占據職能部門的大量時間——只是把問答流程搬到了線上，但并沒能實際簡化流程，縮減人力。問題還是那么多，重復的問題還要重復地答。飛書為企業開發了服務臺，智能客服和人工客服結合，讓企業員工可快速找到對應的信息或正確的人。員工通過飛書、網頁甚至二維碼多渠道找到服務臺，在電腦或手機上隨時隨地獲取幫助；在服務臺配置機器人，把高頻問題預先錄入進機器人的知識庫，機器人自動推送歡迎語、常見問題及答案，高效解決重復問題；對于機器人解決不了的疑難雜癥，服務臺自動快速匹配解答人員，定位內部專家，開啟人工服務。每次服務沉淀一條工單，客服工作統計、機器人攔截率、服務滿意度都能以多維度的數據報告呈現給企業的管理者，幫助企業剖析內部運轉問題，讓效率直觀可量化。元氣森林在飛書上搭建了很多服務臺，比如用于解答人力、財務問題的“人財中心”。新員工入職后，對于企業內部流程肯定會有問題。除了通過文檔、知識庫、企業百科等方式讓員工自行了解，也可以通過向服務臺發送關鍵詞，迅速獲得答案，無需人工介入就能自助答疑。元氣森林將員工高頻碰到的問題和解決方案預錄進服務臺，擺脫沒人解答、反復叨擾、千人千答的煩惱。讓通用問題被自助解答，疑難雜癥找對專家。如何“指哪兒打哪兒”？早期，元氣森林的戰略落地以“任務”為維度，主要體現在每人用 Word 寫日報 / 周報，高頻復盤、追蹤任務。然而，Word 文檔注定只是“我的”文檔，談不上協作。每個人寫完后，由助理手動匯總并統計提交情況——這通常就要 1 小時，再在周會上統一修改。單點的創作，單向的傳遞，手動的匯總，把大部分的時間都浪費在了“追蹤”而非“任務”本身。現在，元氣森林全體員工用飛書文檔在線協作記錄進度，從前的 1 小時，現在成了 10 分鐘，人效提升 83%。隨著飛書OKR 在元氣森林的落地，戰略被拆解成一個個目標——從部門到個體，從高管到一線，都擁有了目標。這些目標并不是獨立的，而是相互對齊、關聯而成一張覆蓋數千人、各個產品線的目標網絡——從此目標進了系統，戰略有了形態，所有人朝一致的方向前進，人人都有全局視野，確保所有人定目標時，左看右看，上看下看，保持目標一致，力出一孔。正因為每個人都寫了 OKR，點擊頭像就能看到，人人都有了一張屬于自己的業務名片——一起開會前，先看看對方的 OKR，知道怎樣合作、幫助實現共同的目標。元氣森林采用 OKR 的另一個原因是，部分 O 和 KR 是能由員工發起的——讓員工能自下而上地影響團隊決策甚至是企業發展方向，利用大家的智慧，啟動屋頂的眼睛，發現許多看不到的地面機會。同時，飛書OKR 提供咨詢服務，從理念到落地，從輔導到研討，幫助元氣森林用 OKR 在多變的外部環境中保持敏捷，指哪兒打哪兒。在這樣龐大的組織中，如何更好地傳播企業文化和價值觀？元氣森林的答案是：巧用飛書訂閱號。團隊內的部門、組織或個人能通過圖文的形式，在飛書中向訂閱用戶分享內容并輕量互動，為團隊的文化傳播與信息交流提供一種新的解決方案。元氣森林創建了“元氣 zone”，旨在“為每位元氣森林伙伴補充滿滿能量”，日常推送元氣森林的培訓活動內容、價值觀案例等，讓企業文化圖文并茂地呈現。如何讓會議更高效？會議是日常辦公中的高頻場景，正因為高頻，一旦低效，會浪費大量時間。之前，元氣森林開會前要掃描會議室大屏二維碼完成簽到。使用飛書后，約會更加便捷——飛書日歷與線下會議室深度打通，在發起邀約那一刻即完成會議室預定，同時通知所有參會方；生成的日程卡片上包含會議主題、視頻會議鏈接、會議室，更能插入會議議程、本地材料和云文檔，保證每個參會人充分了解上下文。那會議開始前怎么簽到？元氣森林使用飛書全套會議解決方案，徹底告別掃碼開會，只要在平板上輕輕一點，1 秒簽到，即刻入會。作為一家走向全球的企業，元氣森林的辦公地點覆蓋多個城市。軟硬件一體的會議解決方案，打破了會議的物理限制，聯動了線上與線下，遠在天邊的參會人，盡在眼前。飛書不僅作為工具改善了會議體驗，更作為機制優化了會議流程。基于飛書文檔的“飛閱會”，“帶飛”了會議效率。從前一場會平均時長 90 分鐘，現在只需 45 分鐘，會議時效提升 50%。怎么做到的？開會只是會議的一步，一場高效的會議離不開充分的準備，而萬物皆可編輯、多人一起協同的文檔就是會議準備的終極載體。在會前，大家就會把自己的想法寫進文檔，參會者可以事先閱讀互動，并在邊欄評論互動——這一條條評論，不僅是前置的討論，更是高度聚焦會議內容的議題。會中大家先默讀文檔并評論，接著逐條過評論，解決一個個議題。一篇會議文檔承載了所有的過程和結論，即使沒有參會，看文檔也如臨會中。工具改變習慣，飛書將每一場會議變成一次高效實踐。
2021 年 3 月，新希望集團攜手飛書打造的專屬“飛躍計劃”。讓飛書在方方面面革新了新希望的辦公協作方式，讓新希望這樣一個傳統綜合集團，也能大象起舞，高效創新。“新希望與飛書攜手打造‘飛躍計劃’，助力全球十幾萬員工在一個數字化平臺上跨層級、跨部門、跨產業、跨地域地高效溝通與協同，為新希望集團‘后世界500強時代’奠定了堅實的基礎。”——新希望集團首席數字官、新希望數科集團 CEO?李旭昶新希望集團是一家以現代農牧與食品產業為主營業務的民營企業，是中國最大的肉、蛋、奶綜合供應商之一。集團由著名民營企業家劉永好先生于 1982年創立，至今擁有世界第二、中國第一的飼料產能，以及中國第一的禽肉加工處理能力。2020年銷售收入超 2,100 億元人民幣，榮登“2021年世界 500 強”榜單第 390 位，也是四川地區首家全球五百強企業。新希望集團一直被譽為民營企業的“常青樹”，旗下擁有農牧食品、乳品快消、智慧城鄉、地產文旅、化工資源、生態環保、醫療健康、金融投資八大產業板塊，員工數量高達 13.5 萬人。面對重生產、重一線的業務模式，在過去集團采取多種數字化技術，顯著提升集團的運維水平。但由于前線員工占比大、員工知識結構差異化明顯，如何提高組織的協作水平，成為了集團下一步數字化戰略。2021年3月，新希望攜手飛書共同打造“飛躍計劃”，決心將集團數字化協同提上新高度。趣味表情包讓飛書在集團快速落地為了讓集團員工更愛用飛書溝通，集團將主營業務的表情包“自信豬”、“奮斗雞”、“加油鴨”融入飛書溝通中，員工在無形中體會到飛書的便捷。集團還根據員工在飛書中的使用頻率，制定了消息、日歷、文檔和視頻的活躍榜，大大提升了員工使用飛書的積極性，管理員也可查看團隊的使用狀況，為下一步優化提供方向。對于大型組織而言，企業文化建設是必選項，新希望每年都會舉行一次企業文化節。飛書成為了集團文化建設的最佳載體。項目籌備時，多人協作的飛書文檔可將活動每項細則落實到人；項目宣傳中，可用訂閱號發布全員廣播，也可用飛書通知機器人推送到每位員工的消息界面；項目舉辦時，飛書直播支持百萬人同時觀看，并且可以現場互動。基于此，新希望將越來越多的主題周活動如科技主題周、安全主題周都放在飛書上完成。飛書統一用戶中心提升人事運轉效率新希望是一家涵蓋多元產業的綜合性企業，旗下子公司數量達到 600 多家。由于業務復雜性和系統建設的歷史原因，每個業務板塊都有獨立的人員數據系統，且互相割裂無法打通。這導致人事部門常常疲于周轉在多個系統，更別提后續如審批、調動等繁瑣流程操作。因此集團希望在飛書中，全員都能隸屬于一個組織，便于人事部門管理，員工身份高效流動。飛書與新希望合作搭建了統一的用戶中心，它就像是一個橋梁，能將各子公司的用戶身份轉換成唯一飛書身份。這樣一來，即使員工在各子公司擁有多重身份，也能在飛書中統一管理。不但解放了人事部門在不同系統上錄入和除名等重復操作，而且后續集團成員所有的審批、人員調動、考勤等流程都能在飛書上直接完成，省略了麻煩的跨系統操作，大大提升了集團人事管理的運作效率。飛書讓新希望集團架構更清晰過去，新希望的子公司分別使用獨立的辦公溝通軟件，集團架構信息模糊，大量同事使用昵稱作為姓名。拉群后的介紹不可避免，更大的問題是無法讓事落實到人。飛書讓整個集團的架構清晰展現，成為一個完備的“新希望通訊錄”，每個員工都能直接找到相關負責人快速解決問題。最直接體現就是在 2021年的河南災區援助中，集團第一時間將救援物資送抵災區最前線。飛書溝通上的極致透明，讓救援物資落在誰手，用在何處，都能清晰可見好追蹤。溝通的透明也提升了開會效率。在會議場景中，集團過去用第三方的會議平臺發起會議，參會人姓名五花八門，常常浪費大量時間在參會人員核查上。現在全員在飛書中實名發起會議，參會人員一目了然，對缺席人員還能一鍵呼叫，大大縮短開會時長。飛書溝通的易用性，讓全員更加離不開飛書。目前全集團已激活 10.6 萬人，日活躍數達到 5.2 萬人，周活躍數達 7 萬人，飛書每天人均使用時長達到 60 分鐘。飛書助力新希望審批效率提升 50%新希望集團和許多的超大型集團一樣，深受繁瑣流程的困擾。集團曾經有 3 套 OA 審批系統，當存在跨 OA 審批時，審核人需要切換賬號登錄不同系統，走完流程通常需要 12-15 天。同時，審批不提醒、流程久、效率低已經成為整個集團詬病的體驗。現在新希望 6 大板塊與直屬公司的所有審批入口集成在飛書工作臺，打造一站式辦公門戶。負責人不但能在消息界面中接收審批提醒，還可全覽審批背景信息，快速確認或駁回。飛書還能將所有的審批數據進行沉淀，不斷優化審批流程。例如當審批中所有節點秒批率都很高，意味著可對該流程進行優化或刪減。截止目前，集團飛書審批日活使用 1.6 萬人，每人每天平均點擊約 9.9 次，審批效率提高 50% 以上。總結從 2021年3月開始，新希望集團攜手飛書打造的專屬“飛躍計劃”，已經在方方面面革新了集團的辦公方式。讓這樣一個大型綜合集團，也能大象起舞，高效創新。透過該計劃，我們也可以看到中國傳統企業仍在銳意變革，不斷進取。未來飛書將持續助力新希望，真正驅動傳統產業創新，讓新希望“飛”起來。
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